| 1.
Introducción
En
las últimas décadas estamos
asistiendo a la consolidación de un
importante avance tecnológico: la franca
mejora en nuestra capacidad de gestionar datos.
En un proceso que comenzó sobre la
segunda mitad del siglo XX de la mano del
desarrollo de una serie de nuevas tecnologías,
se está logrando la gestión
de ingentes volúmenes de datos a unas
velocidades nunca antes imaginadas.
Pero
no pensemos que nos encontramos frente a un
recurso del que sólo se benefician
las grandes empresas que invierten fuertes
sumas en sus departamentos informáticos
o los laboratorios universitarios de investigación
donde se desarrolla la más puntera
de las tecnologías informáticas.
Sin ir más lejos, si abrimos cualquier
ordenador de sobremesa que tengamos alrededor,
seguramente entre su software básico
podremos encontrar un programa (Access o File
Maker suelen ser los más populares)
—que técnicamente se conoce bajo
el nombre de “Sistema de Gestión
de Bases de Datos”— capaz de gestionar
(buscar, recuperar, dar de alta y baja, etc.)
de forma casi instantánea y sin apenas
problemas una base de datos formada, por ejemplo,
por la nada despreciable cantidad de 15.000
registros. Y no olvidemos, además,
que la aparición de internet ha permitido
que toda esa gestión pueda realizarse
online, abriéndose la posibilidad del
compartimiento de todos esos datos y su gestión
independientemente de la ubicación
física del usuario.
Como se puede imaginar, estos avances tecnológicos
han facilitado e influido en el desarrollo
de la mayoría de las disciplinas. En
el terreno de la economía, por ejemplo,
estos avances han permitido el cálculo
y control más adecuado de los balances
económicos y la gestión de clientes
en el seno de las empresas. Y en el ámbito
del derecho, por poner sólo un ejemplo
más, el aprovechamiento de estos recursos
ha permitido que los abogados tengan acceso
instantáneo a la jurisprudencia implicada
y necesaria para el correcto desarrollo cotidiano
de su praxis jurídica.
Sin
embargo, existe un ámbito del saber
donde las consecuencias han sido más
directas si cabe: en el de las Ciencias de
la Documentación. La gestión
clásica de documentos se ha visto claramente
beneficiada a partir del progreso en el tratamiento
tecnológico de los datos. Las bibliotecas
y los centros de documentación han
podido mejorar (y en muchos casos ampliar)
de una manera sustancial la calidad de los
servicios que ofrecen a sus usuarios.
Es
importante señalar que estos avances
han superado la dimensión de lo exclusivamente
instrumental y han comportado también
otros desarrollos dentro de las Ciencias de
la Documentación. En concreto, han
permitido, al menos en parte, el nacimiento
y la consolidación de una serie de
disciplinas aplicables en el seno de las organizaciones
y dotadas de una clara dimensión documental.
Entre
esas disciplinas podríamos destacar
especialmente tres: la gestión del
conocimiento, la Auditoría de la Información
y la Inteligencia Competitiva. La gestión
del conocimiento, por un lado, persigue, mediante
el compartimiento y la gestión adecuada,
que el conocimiento contribuya de una manera
fluida a que los miembros de una organización
cubran sus objetivos. La Auditoría
de la Información, en cambio, persigue
la identificación y evaluación
de la información crítica para
el correcto funcionamiento de una empresa.
La Inteligencia Competitiva, por último,
se encarga de la captura, el análisis
y la explotación de la información
de tipo técnico-tecnológico
que garantice la supervivencia y crecimiento
de una empresa frente a la competencia.
Todas
esas disciplinas, además de solaparse
en algunos puntos, se caracterizan por fundamentarse
conceptualmente sobre una discriminación
básica: la distinción entre
los conceptos de dato, información
y conocimiento. Esta distinción, aun
siendo crítica, arrastra una más
que profunda confusión conceptual que
evita que se pueda realizar un aprovechamiento
adecuado (no sólo de tipo conceptual,
sino también de tipo pragmático)
de la misma dentro de esas disciplinas.
En
este trabajo nos hemos puesto como objetivo
tratar de realizar algunas aclaraciones relacionadas
con esa distinción. En primer lugar,
en el apartado 2, vamos a intentar presentar
un análisis que permita establecer
una clara diferenciación entre los
conceptos de dato, información y conocimiento.
Finalmente, en segundo lugar, en el apartado
3, mostraremos cuál es el papel del
concepto de documento frente a esa distinción
anteriormente defendida.
2. Dato, información y conocimiento
Como
acabamos de señalar, la distinción
entre los conceptos de dato, información
y conocimiento debe ser considerada como el
anclaje conceptual y pragmático de
una serie de disciplinas. Pero, ¿cómo
podemos entender cada uno de estos conceptos?
Comencemos
ofreciendo un análisis del concepto
de dato. Intuitivamente, podemos identificar
los datos como acaecimientos físicos
(pequeñas parcelas (o trozos) de la
realidad) susceptibles de transportar asociada
cierta información. Poseen una naturaleza
material y pueden ser considerados como el
soporte físico de la información.
Cada uno de los enunciados (impresos o en
soporte electrónico, dependiendo del
formato o versión que esté utilizando
el lector) que aparecen en este documento
pueden ser considerados como datos. Podemos
recoger esta propuesta a partir de la siguiente
definición:
(a)
Dato = soporte físico de la información.
Es
importante señalar algunas características
de los datos de la mano de esta caracterización.
Por un lado, como ya apuntábamos al
principio del trabajo, que al ser acaecimientos
físicos, los datos son sencillos de
capturar, estructurar, cuantificar o transferir.
Por otro, que un mismo dato puede informar
o no a un agente dependiendo, como veremos
a continuación, del stock previo de
conocimiento del agente. Por otro, que en
el seno de una organización los datos
acostumbran a ser conjuntos de caracteres
alfanuméricos materializados sobre
un documento (físico o electrónico).
Y, por último, que en el mismo contexto,
el de las organizaciones, la acumulación
indiscriminada de datos no siempre lleva necesariamente
a una mejora en la toma de decisiones.
Podemos
justificar esta manera de definir el concepto
de dato revisando cómo se entiende
este mismo concepto en otros contextos. Así,
por ejemplo, nuestra caracterización
recoge sin tensión el sentido que se
le da al concepto de dato en informática
y telecomunicaciones: conjunto de caracteres
asociados a un concepto. El conjunto de caracteres
“35.879.987” respecto al concepto
número del documento nacional de identidad
(DNI), podría ser un ejemplo.
En
la misma línea, nuestra propuesta encaja
perfectamente también con el uso que
se hace de la palabra “dato” cuando
se definen ciertas aplicaciones informáticas.
Un sistema de gestión de bases de datos
(SGBDD), sin ir más lejos, suele definirse
como un recurso informático que permite
la gestión de registros a partir de
los datos o conjuntos de caracteres que aparecen
en esos registros. En cierto sentido, se puede
defender la idea de que la gestión
de registros que esas herramientas habilitan
es una gestión de tipo sintáctico
(a partir de los conjuntos de caracteres que
aparecen en los registros) y no de tipo semántico
(a partir del contenido informativo asociado
a esos conjuntos de caracteres). Frente a
una ecuación de búsqueda, el
SGBDD recupera aquellos registros donde aparezcan
los datos que conforman esa ecuación.
En los mismos términos, un sistema
de Data Mining o de Text Mining permite, entre
otras cosas, detectar correlaciones o patrones
entre datos (o conjuntos de caracteres) que
aparecen en los registros que conforman el
sistema para que, posteriormente, de una manera
intelectual, alguien pueda decidir si ese
patrón se corresponde o no con alguna
genuina correlación semántica.
Centrémonos
ahora en el análisis del concepto de
información. La información
debe ser identificada como el contenido semántico
de los datos. En este sentido, la información
no posee una naturaleza física o material
(como pasaba en el caso de los datos), sino
que posee una naturaleza conceptual, pertenece
al territorio de lo conceptual.
En
el contexto de las organizaciones, lo que
permite que un dato transporte cierta información
es la existencia de un código (o clave
de codificación) que le asocia cierto
contenido informativo. La información
no depende de los receptores, sino de la clave
de codificación que pone en relación
el dato y aquello sobre lo que éste
informa. El dato o conjunto de caracteres
“Real Madrid – FC Barcelona: X”
que aparecen en la página del periódico
del lunes informa de que el Barça y
el Real Madrid han empatado gracias a la existencia
de un código (una clave de codificación)
que le asocia ese contenido semántico
al dato físico. Estas ideas podrían
resumirse presentando la siguiente definición:
(b)
Información = contenido semántico
del dato derivado de una clave de codificación.
En
esta misma línea, es importante distinguir
entre dos fenómenos relacionados pero
a la vez distintos: transportar información
y adquirir información. Transportar
información es una propiedad que poseen
los datos gracias a la existencia de claves
de codificación. Adquirir información,
en cambio, es una propiedad que poseen los
individuos (o agentes) que ejemplifican cuando
son capaces de asimilar, a partir de su stock
previo de conocimiento, la información
que transporta un dato al interpretar ese
dato a la luz de la clave de codificación
que está en juego.
Pasemos,
por último, al análisis del
concepto de conocimiento. El conocimiento
debe ser identificado con un tipo especial
de estados mentales (o disposiciones neuronales)
que posee un individuo y que presentan una
serie de características propias. Por
un lado, son estados mentales que adquiere
el individuo a partir de un proceso de asimilación
o metabolización de información.
En este sentido el contenido semántico
de esos estados mentales coincide con esa
información asimilada. Y, por otro,
actúan de guía en las acciones
y la conducta de ese individuo. Podemos plasmar
estas ideas en la siguiente definición:
(c)
Conocimiento = estados mentales de un individuo
construidos a partir de la asimilación
de información y que rigen las acciones
del propio sujeto.
Sin
embargo, las características del conocimiento
no acaban aquí. Podemos abundar un
poco más sobre este tipo especial de
estados mentales. El conocimiento, a diferencia
de los datos y la información, se encuentra
estrechamente relacionado con las acciones
y las decisiones del sujeto que lo realiza;
se llega incluso a poder evaluar ese conocimiento
utilizando como indicativo esas acciones y
decisiones. El conocimiento, además,
es el factor crítico que permite la
asimilación de nueva información
¾y la creación de nuevo conocimiento,
por tanto¾ por parte del sujeto que
lo posee y suele verse reestructurado continuamente
por las entradas de nueva información
asimilada.
Para
acabar la presentación de esta distinción,
nos queda señalar también que
la caracterización de estos tres conceptos
que acabamos de introducir permite, en la
mayoría de las circunstancias, la discriminación
física entre los datos, la información
y el conocimiento. En concreto, según
nuestra propuesta los datos, información
y conocimiento se ubicarían respectivamente
en tres niveles diferentes. En primer lugar,
los datos se hallarían en el territorio
de lo físico. Los datos, como acaecimientos
físicos (como trozos o parcelas de
la realidad) estarían dotados de naturaleza
material. En segundo lugar, la información
no sería un conjunto especial de datos,
sino que se situaría en el territorio
de lo conceptual. La información sería
el contenido semántico de los datos.
Un mismo dato podría transportar diferentes
informaciones y una misma información
podría ser transportada simultáneamente
por diferentes datos. Por último, el
conocimiento, como estado cerebral o disposición
neuronal, pertenecería al territorio
de lo mental.
3. El concepto de documento frente
a la distinción
Una
vez que hemos esbozado la distinción
entre los conceptos de dato, información
y conocimiento, nos queda describir cuál
es el papel que juega el concepto de documento
dentro de todo este escenario.
Comencemos
definiendo qué es un documento. En
términos generales, podemos afirmar
que los documentos siempre se han visto involucrados
en la actividad intelectual del ser humano.
Desde el principio de la historia del pensamiento,
el hombre ha utilizado una serie de objetos
o materiales donde poder plasmar y almacenar
aquello que pensaba o sentía. Las pinturas
rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas,
los muros de los edificios sagrados egipcios,
los papiros, los pergaminos o, posteriormente,
el papel, son claros ejemplos de tipo de objeto
o materiales. En la actualidad, con el desarrollo
de las tecnologías de la información
y la comunicación, se está apostando
cada día más por los formatos
electrónicos para recoger nuestra producción
intelectual.
Para
referirnos a todo este tipo de objetos o materiales
utilizamos normalmente el término “documento”.
O, dicho de otra manera, podemos identificar
como documento todo aquel soporte donde se
represente algún tipo de información.
En este sentido, podemos incluir bajo el concepto
de documento una hoja de papel escrito, un
libro, una fotografía, una cinta de
video, un DVD, un archivo creado con un procesador
de textos, una base de datos o una página
web. Expresándolo en forma de definición:
(d)
Documento = todo soporte donde se represente
información.
Como
se desprende de la definición, los
documentos se caracterizan por poseer dos
dimensiones. Por un lado son algo físico
y, por otro, contienen asociado un contenido
informativo o información. Veamos,
a partir de estas dos dimensiones, la relación
con los otros tres conceptos.
La
relación entre los conceptos de documento
y dato parece bien sencilla. Si, como hemos
ya señalado, el dato es el soporte
físico de la información, el
documento debe ser entendido como un conjunto
de (un tipo especial de) datos.
Veamos,
en cambio, qué ocurre con la relación
que mantiene con el concepto de información.
Si, como hemos defendido, la información
debe entenderse como el contenido semántico
del dato derivado de una clave de codificación,
el documento aparece como ese objeto material
donde se puede representar y materializar
información. Esta representación
y materialización permite explicar
varias cosas. Por un lado, permite explicar
cómo se puede transmitir la información:
la información se representa (se asocia)
en (a) un documento a partir de un código
y su transmisión se produce a partir
de la propia transmisión material del
documento. Y, por otro lado, permite también
dejar claro por qué la conservación
y almacenamiento del documento significa también
la conservación y almacenamiento de
la información que éste contiene.
Sólo cabe analizar ese documento bajo
la misma clave de codificación (o código)
que se utilizó para asociarle ese contenido
semántico concreto para poder recuperar
esa información después del
almacenamiento del documento.
Abordemos,
por último, la articulación
del concepto de documento frente al de conocimiento.
Como ya hemos señalado, el conocimiento
debe entenderse como aquellos estados mentales
de un individuo construidos a partir de la
asimilación de información y
que rigen las acciones del propio sujeto.
Frente a estos estados mentales, y a partir
de su dimensión física y su
capacidad de transportar información,
el documento juega un papel muy importante:
éste aparece como ese objeto material
donde se puede representar y materializar
esos estados mentales que residen exclusivamente
en la cabeza de las personas. Y, al igual
que pasaba en el caso de la información,
esta representación y materialización
permite explicar la transmisión y el
almacenamiento de conocimiento (explícito)
a partir de la transmisión y almacenamiento
de documentos.
En
este sentido, por un lado, el conocimiento
residente en la cabeza de un individuo se
representa (se plasma) en un documento a partir
de un código y su transmisión
se produce a partir de la propia transmisión
material del documento. Cuando un segundo
individuo es capaz de obtener la información
asociada a ese documento transmitido y formar
un nuevo estado mental a partir de la misma,
podemos afirmar que se ha producido la transmisión
de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir
del mismo mecanismo, la conservación
y almacenamiento del documento que se obtiene
como fruto de la representación de
un conocimiento concreto permite también
la conservación y almacenamiento de
ese conocimiento. Basta analizar ese documento
bajo la misma clave de codificación
(o código) que se utilizó en
la representación de esos estados mentales
para poder recuperar la información
asociada y crear nuevos estados mentales en
otros individuos después del almacenamiento
del documento. De esta manera ese conocimiento
puede ser recuperado por cualquiera que lo
necesite en el momento adecuado.
En
esta misma línea, para concluir este
breve esbozo, es importante señalar
también una cosa más que puede
aclarar todo este escenario conceptual. No
debemos olvidar que, en ciertas ocasiones
y en términos coloquiales, solemos
clasificar como información o conocimiento
un dato concreto. En el contexto de las organizaciones,
solemos utilizar también las expresiones
“conocimiento” e “información”
para referirnos a las representaciones físicas
de esos estados mentales o de esos contenidos
informativos, para referirnos a los documentos
(en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico,
óptico, magnético, etc)) que
utilizamos para representar y difundir ese
conocimiento o esa información. Así,
por ejemplo, si un documento (un dato, un
acaecimiento físico) transporta cierta
información o se ha obtenido como fruto
de la representación de un conocimiento
que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos
decir también que ese documento es,
respectivamente, información o conocimiento.
4 . Bibliografía
Davenport,
Thomas H. (1997). Information Ecology.
Oxford: Oxford University Press.
Davenport,
T.; Prusak, L. (1998). Working Knowledge.
Boston: Harvard Business School Press.
Devlin, Keith (2001). InfoSense. Turning
information into Knowledge. New York:
W. H. Freeman and Company.
Nonaka, Ikujiro y Takeuchi, Hirotaka (1995).
The Knowledge Creating Company. Oxford:
Oxford University Press.
Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario
(2003a). The Phenomenon of Information.
Lanham (Maryland): Scarecrow Press.
Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario
(2003b). “La Gestión del Conocimiento
y su dimensión documental”. En
Fuentes Pujol, Eulàlia (ed.) (2002).
Anuario SOCADI de Documentación e Información.
Barcelona: Societat Catalana de Documentació
i Informació.
Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario
(2001). “La información como
fundamento cognitivo de una definición
adecuada de conocimiento”. En Extremeño
Placer, Ana (ed.) (2001) La representación
y organización del conocimiento: metodologías,
modelos y aplicaciones. Alcalá
de Henares, págs. 79-87.
Wilson, D. A. (1996). Managing Knowledge.
Oxford: Butterworth-Heinemann & Institute
of Management
Webb, Sylvia H. (1998). Knowledge Management:
Linchpin of Change. London: Aslib. ISBN
0-85142-414-7.
|
